Теперь с подписей для юрлиц, которые использовались раньше, в ближайшее время придётся перейти на ЭП для физических лиц, которые будут подкрепляться машиночитаемой доверенностью – МЧД. Такая доверенность является аналогом бумажной. Её должен получить сотрудник компании, чтобы подтвердить свое право подписывать документы при помощи ЭП и действовать от лица организации. Что такое МЧД (ещё её принято называть электронной доверенностью), как ею пользоваться, как оформить МЧД и что она должна содержать, расскажем сегодня.
МЧД стали применяться с начала 2022 г. Эти изменения совпали с нововведениями в 63-ФЗ.
Так, машиночитаемые доверенности должны повысить безопасность использования ЭП в компаниях. Например, теперь сотрудникам достаточно использовать подпись физического лица, чтобы подписывать документы и действовать от лица организации. Однако по новым правилам ему потребуется приложить к документам МЧД – доверенность подтвердит, что физлицо действительно является сотрудником организации, наделенным соответствующими полномочиями. Как было раньше? Сотрудники компаний могли использовать два способа, чтобы подписывать документы организаций (например, сдавать отчётность в ФНС и ФСС). Допускалось использовать ЭП для юридического лица, однако этот способ считался несовершенным – он не всегда оставлял возможность проверить, есть ли у сотрудника такие полномочия и действительны ли они на момент подписания документа. Второй способ – использовать ЭП руководителя компании, вернее, дубликат электронной подписи. Этот способ был еще менее безопасным, ведь все, кто имел доступ к нему, мог совершать любые действия от лица компании, в том числе ликвидировать её или совершить финансовую махинацию.
Работа с машиночитаемыми доверенностями чрезвычайно важна для организации. С 1 января 2023 г. использование МЧД станет обязательным для всех организаций — это определено в 476-ФЗ. Однако не исключено, что срок перехода будет перенесён — уже подготовлен законопроект, который предлагает ввести обязательное использование МЧД на 31 августа 2023 г. На данный момент применять электронные доверенности необязательно, но такая возможность у компаний есть.
Однако стоит отметить, что на данный момент работа с МЧД находится на переходном этапе. Порядок её использования не до конца проработан, поэтому оно возможно с большими ограничениями. Так, сейчас существует только три способа применять машиночитаемые доверенности:
Кроме того, на данный момент сохраняется возможность подписывать документы компании сотрудникам с ЭП юрлица – то есть работать по старой схеме.
С 1 января 2022 г. вступил в силу Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. В нем указаны требования к машиночитаемой доверенности. Вот важнейшие из них:
Этот же приказ определяет, какие сведения должны быть указаны в доверенности. Так, в ней нужно отразить:
Работа с МЧД включает в себя несколько важнейших принципов. На данный момент нет исчерпывающих сведений о применении, выпуске МЧД, порядке работы с ней – многие аспекты дорабатываются. Однако кое-что уже известно точно – из ПП РФ от 21.02.2022 № 223:
Важно! В рамках одной доверенности можно указать сразу несколько кодов полномочий, т.е. одной МЧД можно наделить сотрудника правом заверять разные типы документов.
Работать с машиночитаемыми доверенностями уже начали две государственные структуры: ФНС и ФСС.
Налоговая подробно описывает регламент работы с МЧД в приказе от 30 апреля 2021 г. Согласно зафиксированным требованиям, компаниям придётся пройти несколько этапов:
Фактически привычная процедура передачи бумажной доверенности переведена в более удобный электронный формат. ФСС придерживается такого же регламента работы с МЧД.
Переход на МЧД в ближайшее время планируют и другие государственные порталы. Сейчас об активной подготовке заявили:
Другие государственные структуры и организации, информационные системы пока не заявляли о переходе к МЧД, однако с 1 января 2023 г., согласно требованиям закона, абсолютно все ГИС также будут обязаны запустить процессы работы с электронными доверенностями
